Z archiwizacją dokumentów nie ma żartów. Ta czynność polega w końcu na czymś więcej niż na zwykłym uporządkowaniu zbiorów. Oprócz zachowania porządku chodzi tu także o wywiązanie się z obowiązków, jakie nakłada na nas obowiązujące prawo. Jak zatroszczyć się poprawnie o przestrzeganie tych zasad? Sprawdź etapy archiwizacji akt.
Porządkowanie czas zacząć – jak można podejść do archiwizacji dokumentów firmowych?
Sensownie posegregowane dokumenty mogą nam w znaczny sposób ułatwić pracę. W takich działaniach warto więc dostrzec i możliwość zadbania o interesy firmy, i drogę do przestrzegania aktualnych przepisów. Ale jak właściwie przebiega archiwizacja akt? Tutaj wiele zależy od tego, kto zajmuje się tym zadaniem. Możliwości są dwie. Pierwsza to samodzielne archiwizowanie akt. Co jasne, przeprowadzamy je na własną rękę w swojej siedzibie.
By dobrze zrealizować to przedsięwzięcie, musimy zadbać, by osoby oddelegowane do tego procesu miały o nim rzeczywiście pojęcie. Mowa o uniwersalnych, standardowych zasadach porządkowania dokumentacji. W wielu firmach niestety brakuje takich osób. Nawet jeśli wśród naszej załogi można wyróżnić takich specjalistów, często po prostu możemy nie chcieć utrudniać im wykonywania innych, regularnych obowiązków. Właśnie wtedy warto wybrać rozwiązanie drugie.
Archiwizacja dokumentów – jak przebiega, jeśli powierzymy to doświadczonym ekspertom
Takie rozwiązanie w znaczący sposób różni się od wcześniej wspomnianego wariantu.
- archiwizacja akt przeprowadzona jest w zewnętrznej siedzibie, czyli u usługodawcy
W rezultacie możemy kontynuować naszą działalność tak jak zwykle.
- nie musimy przejmować się zasadami i przepisami
Wszystkim zajmą się wyspecjalizowane osoby, które doskonale wiedzą, jak powinna przebiegać profesjonalna archiwizacja akt.
- oszczędzamy czas
Nie da się ukryć, że archiwizacja dokumentów może czasem przytłoczyć swoją monotonią i jest dość czasochłonnym zajęciem. Z pomocą takich specjalistów, jak np. Rhenus szybko i dokładnie zajmiemy się sprawą.
Co jeszcze warto wiedzieć o archiwizacji?
Firmy, które nie orientują się zbyt dobrze w tym procesie, mogą mieć sporo wątpliwości co do tego, jak w praktyce przeprowadzona jest archiwizacja akt. Profesjonalny usługodawca powinien w otwarty sposób przybliżyć nam przebieg procesu. Przeważnie specjaliści rozpoczynają swoją pracę od kwalifikacji akt i opracowania dokumentacji. Posługują się przy tym kryterium chronologicznym i tematycznym.
Aby zbiory były czytelne i funkcjonalne, trzeba uwzględnić specjalne oznaczenia. Nie można zapomnieć także o nadaniu aktom terminu przechowywania – te różnią się w zależności od tego, z jaką dokumentacją mamy do czynienia. Aktualne przepisy nakazują np. pięcioletnie przechowywanie dokumentacji księgowej i podatkowej oraz dziesięcioletnie przechowywanie akt pracowniczych.
W archiwizacji liczy się dokładność, precyzja, cierpliwość oraz świadomość uniwersalnych zasad. Tylko w ten sposób można uniknąć problematycznych błędów i zadbać o to, by zatrudnione osoby mogły swobodnie korzystać ze zbiorów i sprawnie wykonywać powierzone im obowiązki.
