PDF jest jednym z najczęściej wykorzystywanych formatów plików w codziennej pracy. Osoby, które regularnie pracują na dokumentach o tym rozszerzeniu, mogą wybrać lepszy program, który pozwoli zaoszczędzić czas i umożliwi swobodne zarządzanie plikami oraz ich edycję. Co warto wiedzieć, przed wyborem narzędzia do obsługi PDF?
Formaty do edycji
W wielu programach dość dobrze można edytować pliki PDF, jednak nadal uznaje się je zasadniczo za niepodlegające edycji. Wprowadzanie dalej idących zmian wymaga przeważnie konwersji do innych formatów, a to funkcja, która wcale nie jest powszechna. Dlatego warto zwracać uwagę na to, by używane do obsługi PDF programy dawały możliwość łatwej konwersji nie tylko do jednego formatu, ale najlepiej do kilku różnych. To, jakie rozszerzenia powinny się znaleźć na obsługiwanej liście docelowej, zależy oczywiście od charakteru dokumentów, natomiast podstawę dziś powinien w większości przypadków stanowić sprawnie działający moduł OCR.
Pobieranie danych do zaimportowania w innych narzędziach
Funkcja zaznaczania i kopiowania jest w podstawowym zakresie obsługiwana przez wiele programów do pracy z plikami PDF. Jednak skopiowane fragmenty przeważnie wymagają żmudnej obróbki, co oznacza, że w porównaniu z ręcznym przepisaniem nie zyskuje się nawet odpowiednio dużo czasu, a ryzyko błędu niekoniecznie jest mniejsze. Niektóre używane do obsługi plików PDF programy pozwalają na selektywne pobieranie danych, ale w takiej formie, że można je praktycznie bez dodatkowych zmian zaimportować w innych narzędziach. W ten sposób można przetwarzać fragmenty arkuszy kalkulacyjnych, faktur czy dokumentów o znanej strukturze. W połączeniu ze wspomnianym już modułem OCR daje to potężne możliwości przenoszenia danych między różnymi systemami i programami.
Katalogowanie plików
Profesjonalne programy do obsługi PDF-ów są niezbędne, gdy materiałów źródłowych jest bardzo dużo i konieczne jest ich katalogowanie. Jeśli można zrobić to w ramach biblioteki wewnątrz programu, to tym lepiej. W ten sposób zyskuje się możliwość szybkiego przeglądania archiwalnych dokumentów inaczej niż tylko przez przeszukiwanie struktury katalogów na dysku. W niektórych przypadkach zapisywane są też daty ostatnich edycji, co sprawia, że można się w prosty sposób poruszać po bibliotekach liczących nawet tysiące plików. Taka forma porządkowania nie zastąpi systemu archiwizacji dokumentów w firmie, natomiast pozwala na łatwe zarządzanie plikami na przykład w pojedynczym dziale.
